Pour les médecins qui démarrent leur activité, la règle première est de savoir organiser leur temps. Un agenda et une bonne répartition des tâches permettent de lutter contre le stress et les débordements. La jeune génération profite des progrès technologiques même s’ils ne font pas tout.
Le temps délimité, c’est de la concentration en prime
Un agenda semainier cartonné permet dans les premiers mois de l’installation de visualiser l’emploi du temps au sens propre. Des couleurs stabilotées pour limiter les différentes activités donneront un tempo à l’organisation mensuelle et permettront d’identifier les temps forts d'activité.
En dehors de cette vision globale, le médecin doit profiter de toutes les fonctionnalités de son agenda électronique afin d’optimiser son organisation médicale : temps de travail, pause repas, visites à domicile, consultations sans rendez-vous et urgences.
Il est indispensable, même si cela est difficile, de bien évaluer le temps médical. Les médecins généralistes effectuent en moyenne 22 consultations par jour d'une durée moyenne de 17 minutes, selon une étude publiée fin avril 2018 par le site de prise de rendez-vous en ligne Doctolib.
Il faut alors, pour ne pas perdre le bénéfice de la journée bien planifiée, savoir couper court avec bienveillance aux enchères sanitaires de patients, sur le pas de la porte.
Fini les prises de rendez-vous en direct
Il n’est plus question pour le médecin de prendre ses rendez-vous lui-même. La gestion de l’agenda électronique en ligne ou à travers des centres d’appel à distance ont prouvé leur efficacité dans l’optimisation du temps de travail médical.
Si quelques patients sont encore réfractaires, ces techniques de prise de rendez-vous ont fait leurs preuves et permettent, semble-t-il, de responsabiliser le patient. Ce dernier reçoit un rappel du rendez-vous par texto et ne peut plus invoquer un oubli. C’est pratique : le patient s’inscrit dans l’agenda électronique de son médecin à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit, comblant les trous sans importuner le praticien.
Les call center dont les plages horaires sont étendues (8h/20h) mais limitées (pas le week-end), présentent l'avantage d'offrir un contact humain, avec un interlocuteur au bout de la ligne qui se fait le relai des messages au médecin et accompagne le patient dans sa prise de rendez-vous.
Un peu de marge pour les soins non programmés
Par ailleurs, les créneaux de consultation sans rendez-vous doivent être clairement définis dans l’agenda hebdomadaire ; ces plages laissent un peu de marge « à certaines urgences ». Elles doivent rester les mêmes au niveau horaires (3h/4h) et au niveau des jours choisis afin de favoriser le flux des patients.
Enfin, il ne faut pas négliger la relation téléphonique avec les malades pour un échange sur des résultats, une orientation dans le parcours de soin ou un suivi ; elle exige souvent un investissement temporel. Selon une enquête de l’URPS Ile-de-France, un médecin généraliste passe en moyenne 7 heures par semaine au téléphone avec ses patients ou correspondants. Ce temps nécessite d'être programmé au quotidien entre deux rendez-vous, ou en fin de journée. Attention, si ces appels sont courts en moyenne 3 ou 4 mn, ils se cumulent !
Lister les activités extra-médicales
Si quelques actions ponctuelles peuvent s’inscrire sur des post-it, les tâches régulières doivent dès le départ trouver une place dans l’agenda.
L’encadrement d’un étudiant, la lecture d’articles ou de littérature professionnelle, la formation, l’accueil de visiteurs médicaux, les appels de confrères ou à l’assurance maladie, les tâches administratives et la gestion du cabinet… le médecin doit dédier une plage horaire à ces activités « extra-médicales ».
À chacun ses priorités : « Mes 45 mn de pause déjeuner tardive au cabinet – 13h45/14h30 – me permettent de lire mon courrier, de suivre l’actualité médicale et de joindre les administrations », explique cette jeune doctoresse. Sitôt le cabinet fermé, « je consacre 30 mn à des mises à jour technologiques et aux rappels rapides de patients », témoigne cet autre généraliste.
Le dernier conseil dans cette organisation est la synchronisation des agendas sur les différents appareils personnels et, dans une structure collective, avec les différents professionnels. L’échange avec les collègues en cabinet de groupe pour la coordination de soin et la capacité à instaurer des limites sont des freins à l'épuisement professionnel.
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